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Ratgeber-Blog

Digitale Zeiterfassung in der Praxis

Ratgeber für den Weg zur digitalen Zeiterfassung: Vertrauensarbeitszeit trotz Aufzeichnungspflicht, der Umstieg von Papier und Excel, die DSGVO im Betrieb, das Stundenkonto digital geführt, Terminal-Hardware, die Grenzen biometrischer Verfahren, die Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise, die Arbeitszeiterfassung für Lehrkräfte, die A1-Bescheinigung für Auslandseinsätze, die 48-Stunden-Woche mit ihrem Ausgleichszeitraum, die digitale Personalakte mit Einsichtsrecht und Aufbewahrungsfristen der Arbeitszeitnachweis mit Pflichtangaben und Muster-Vorlage, der Toilettengang als bezahlte Arbeitszeit, der Freizeitausgleich für Überstunden, die Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht sowie die Kurzarbeit mit Kurzarbeitergeld, Bezugsdauer 2026 und den Arbeitszeitnachweisen für die Abschlussprüfung, die Teilzeit in Elternzeit mit 32-Stunden-Grenze, Fristen und Elterngeld-Nachweisen, Überstunden in Teilzeit mit anteiliger Zuschlagsschwelle, TVöD-Mehrarbeit, Minijob-Grenze und Arbeit auf Abruf, Nebenjob und Mehrfachbeschäftigung mit zusammengerechneten Arbeitszeiten, Nebentätigkeitsklauseln und Warnregeln in der Zeiterfassung sowie die Bildschirmpause als bezahlte Arbeitszeit nach ArbStättV und ASR A6.

Von der Redaktion · Aktualisiert am 11. November 2026 · Quellen je Artikel

Kurz gesagt: Der Blog behandelt die Praxisfragen hinter der Erfassungspflicht – wie der Umstieg von Zettel und Tabelle gelingt, welche Datenschutzregeln beim digitalen Stempeln gelten und wie ein Stundenkonto ohne Handrechnung sauber bleibt. Alle Artikel stammen von der Redaktion, nennen ihre Quellen und sind auf dem Stand vom 11. November 2026.

Neu · Arbeitsschutz

Bildschirmpause: Regeln, Dauer und Erfassung als Arbeitszeit

Warum Anhang Nr. 6.1 Abs. 2 ArbStättV keine Minutenzahl nennt, sondern Tätigkeitswechsel oder regelmäßige Erholungszeiten verlangt, der Richtwert von ca. 5 Minuten pro Stunde aus der ASR A6 (Juli 2024), warum Bildschirmpausen keine Ruhepausen nach § 4 ArbZG sind (BAG 1 AZR 642/13), was für Telearbeit und mobiles Arbeiten gilt, Mitbestimmung nach § 87 BetrVG (BAG 1 ABR 20/02) – und warum für die Bildschirmpause nicht ausgestempelt wird.

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Nebenjob

Nebenjob und Mehrfachbeschäftigung: Arbeitszeiten zusammenrechnen

Warum Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern nach § 2 Abs. 1 ArbZG zusammengerechnet werden, welche Tagesgrenze und Ruhezeit über beide Jobs gilt, Auskunftspflicht und Fragerecht nach BAG 9 AZR 464/00, Grenzen von Nebentätigkeitsklauseln (Art. 12 GG, BAG 10 AZR 66/09), Hauptjob plus ein Minijob bis 603 Euro nach § 8 Abs. 2 SGB IV, Bußgeld bis 30.000 Euro nach § 22 ArbZG – und wie Warnregeln in der Zeiterfassung die Gesamtbelastung zeigen.

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Teilzeit

Überstunden in Teilzeit: Pflicht, Zuschläge und korrekte Erfassung

Warum Teilzeitkräfte Überstunden nur mit Vertrags-, Tarif- oder Betriebsvereinbarungsgrundlage leisten müssen, wie § 4 TzBfG gleiche Zuschlagsschwellen verbietet (EuGH C-660/20, BAG 8 AZR 370/20 und 5 AZR 118/23), eine Beispielrechnung mit anteiliger Schwelle, Mehrarbeit nach § 7 Abs. 6 TVöD, die Minijob-Grenze von 603 Euro, Arbeit auf Abruf mit 25 Prozent – und wie die Zeiterfassung die individuelle Schwelle abbildet.

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Elternzeit

Teilzeit in Elternzeit: 32-Stunden-Grenze, Anspruch und Fristen

Höchstens 32 Wochenstunden im Monatsdurchschnitt nach § 15 Abs. 4 BEEG, die fünf Voraussetzungen des Rechtsanspruchs (mehr als 15 Beschäftigte, sechs Monate, 15 bis 32 Stunden für mindestens zwei Monate), Fristen von 7 bzw. 13 Wochen, Ablehnung binnen 4 bzw. 8 Wochen in Textform und die Zustimmungsfiktion, Lebensmonat und Partnerschaftsbonus (24 bis 32 Stunden), Mehrarbeitszuschläge nach BAG 5 AZR 118/23 – und warum die Zeiterfassung die Grenze belegen muss.

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Kurzarbeit

Kurzarbeit 2026: Voraussetzungen, Kurzarbeitergeld und Nachweise

Die vier Voraussetzungen nach §§ 95 ff. SGB III mit Drittel-Regel, Anzeige und monatlicher Antrag samt Ausschlussfrist, 60 oder 67 Prozent der Nettoentgeltdifferenz, bis zu 24 Monate Bezugsdauer längstens bis 31.12.2026 (4. KugBeV), die Rechtsgrundlage nach BAG 5 AZR 491/14, Urlaub und Arbeitszeitguthaben – und wie Soll-, Ist- und Ausfallstunden die Abschlussprüfung bestehen.

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Arbeitszeitkonto

Freizeitausgleich: Regeln für Überstundenabbau und digitale Erfassung

Warum es keinen gesetzlichen Anspruch auf Freizeitausgleich gibt, wer den freien Tag nach § 106 GewO festlegt, warum Krankheit die Stunden anders als beim Urlaub nicht zurückbringt (BAG 6 AZR 374/02), wann eine Freistellung nach Kündigung das Guthaben abbaut (5 AZR 578/18), Zuschläge in Zeit samt Teilzeit-Urteil, das TVöD-Beispiel, die Zwölf-Monats-Grenze des § 2 Abs. 2 MiLoG – und wie Freizeitausgleich im Stundenkonto gebucht wird.

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Arbeitszeitrecht

Toilettengang Arbeitszeit: Zählt der Gang zur Toilette als Arbeitszeit?

Warum der Gang zur Toilette nach dem Pausenbegriff des BAG (5 AZR 886/12) bezahlte Arbeitszeit ist und nicht ausgestempelt wird, was ArbG Köln, ArbG Paderborn und LAG Hamm entschieden haben, wann eine Abmahnung droht, warum Raucherpausen anders laufen, die 50-Meter-Regel der ASR A4.1, der Unfallschutz bis zur Toilettentür – und warum die Zeiterfassung keine Buchungsart „WC“ braucht.

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Dokumentation

Arbeitszeitnachweis: Pflichtangaben, Muster-Vorlage und Fristen

Wer nach § 16 ArbZG, § 17 MiLoG und dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 Arbeitszeiten nachweisen muss, welche Angaben bis zum siebten Kalendertag vorliegen müssen, eine Muster-Vorlage für eine Woche, Unterschrift ja oder nein, die Darlegungslast im Überstundenprozess (5 AZR 359/21) und der seit 30.12.2025 auf 50.000 Euro erhöhte Bußgeldrahmen.

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Personalakte

Digitale Personalakte: Inhalt, Aufbewahrungsfristen und DSGVO

Was nach der BAG-Definition in die Akte gehört und was nicht, wie Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO geschützt werden, Einsicht nach § 83 BetrVG und Art. 15 DSGVO samt Gegendarstellung, eine Fristen-Tabelle von Lohnkonto bis Bewerbung, ersetzendes Scannen nach GoBD – und warum die Befreiung von elektronischen Entgeltunterlagen Ende 2026 ausläuft.

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Grundlagen gesucht? Die Rechtslage ordnet die Erfassungspflicht ein, das Glossar erklärt die Begriffe – und der Systemvergleich zeigt, welche Software die Arbeit abnimmt.