Kurzarbeit 2026: Voraussetzungen, Kurzarbeitergeld, Bezugsdauer und Arbeitszeitnachweise

Was Kurzarbeit ist – und wer was zahlt

Bei Kurzarbeit arbeiten Beschäftigte für einen begrenzten Zeitraum weniger als vereinbart, im Extremfall gar nicht („Kurzarbeit null“). Der Arbeitgeber zahlt nur noch das Entgelt für die tatsächlich geleistete Arbeit, den sogenannten Kurzlohn. Für die ausgefallenen Stunden erhalten die Beschäftigten Kurzarbeitergeld. Es wird vom Arbeitgeber kostenlos errechnet und ausgezahlt (§ 320 Abs. 1 SGB III) und ihm anschließend von der Agentur für Arbeit erstattet. Der Zweck ist in den Merkblättern der Bundesagentur klar benannt: eingearbeitete Beschäftigte im Betrieb halten, Arbeitsplätze sichern und einen Teil des Lohnausfalls ersetzen.

Neben dem hier beschriebenen konjunkturellen Kurzarbeitergeld gibt es zwei Sonderformen: das Saison-Kurzarbeitergeld für Betriebe des Baugewerbes, des Dachdeckerhandwerks, des Garten- und Landschaftsbaus und des Gerüstbaus in der Schlechtwetterzeit vom 1. Dezember bis 31. März, sowie das Transferkurzarbeitergeld bei dauerhaftem Arbeitsausfall im Zuge einer Betriebsänderung. Beide folgen eigenen Regeln und Vordrucken; dieser Beitrag behandelt die Grundform nach §§ 95 bis 109 SGB III.

Voraussetzungen nach §§ 95 ff. SGB III

Nach § 95 SGB III müssen vier Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein: ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall, die betrieblichen Voraussetzungen, die persönlichen Voraussetzungen und die Anzeige bei der Agentur für Arbeit. Die folgende Übersicht fasst sie zusammen.

Zwei Punkte führen in der Praxis häufig zu Rückfragen. Erstens ist das Drittelerfordernis eine betriebliche Größe: Ist es erfüllt, erhalten auch Beschäftigte Kurzarbeitergeld, deren persönlicher Ausfall 10 Prozent oder weniger beträgt. Mitgezählt werden auch Erkrankte und Beurlaubte, nicht aber Auszubildende oder Personen in Elternzeit, deren Arbeitsverhältnis ruht. Zweitens sind Minijobber nicht arbeitslosenversichert und erfüllen deshalb die persönlichen Voraussetzungen nicht; sie erhalten kein Kurzarbeitergeld.

Rechtsgrundlage: Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung

Das Sozialrecht regelt nur, wann die Agentur für Arbeit zahlt. Ob der Arbeitgeber die Arbeitszeit überhaupt kürzen darf, ist eine arbeitsrechtliche Frage – und die Antwort lautet: nicht einseitig. Das Weisungsrecht nach § 106 GewO erlaubt es nicht, die vertraglich geschuldete Arbeitszeit und damit die Vergütung zu reduzieren. Fehlt eine wirksame Grundlage, bleibt der volle Lohnanspruch bestehen, weil der Arbeitgeber in Annahmeverzug gerät (§ 615 BGB).

Als Grundlage kommen drei Instrumente in Betracht. Viele Tarifverträge enthalten Kurzarbeitsklauseln mit Ankündigungsfristen und teils Aufstockungsregeln. In Betrieben mit Betriebsrat ist die vorübergehende Verkürzung der betriebsüblichen Arbeitszeit nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG mitbestimmungspflichtig; das Merkblatt der Bundesagentur verlangt, dass die Einführung schriftlich mit dem Betriebsrat vereinbart wird. Das Bundesarbeitsgericht hat am 18. November 2015 (5 AZR 491/14) die Mindestinhalte einer solchen Betriebsvereinbarung festgelegt: Beginn und Dauer der Kurzarbeit, Lage und Verteilung der Arbeitszeit sowie die Auswahl der betroffenen Beschäftigten. Eine Vereinbarung, die die Planung pauschal den Vorgesetzten überlässt, genügt dem nicht. In Betrieben ohne Betriebsrat braucht es eine Kurzarbeitsklausel im Arbeitsvertrag oder eine individuelle Zusatzvereinbarung; andernfalls bleibt nur die Änderungskündigung.

Ablauf: Anzeige, monatlicher Antrag, Fristen

Das Verfahren hat zwei Stufen. Mit der Anzeige über den Arbeitsausfall (Vordruck Kug 101 oder eService) macht der Arbeitgeber glaubhaft, dass ein erheblicher Arbeitsausfall vorliegt; die Agentur für Arbeit entscheidet darüber per Bescheid (§ 99 Abs. 3 SGB III). Erst danach folgt Monat für Monat der Leistungsantrag mit Abrechnungsliste (Kug 107 und Kug 108), in dem die konkreten Beträge je Person abgerechnet werden.

Die Ausschlussfrist ist streng: Ein verspäteter Antrag wird nach dem Merkblatt 8a ohne Rücksicht auf die Gründe abgelehnt. Ein Beispiel mit den Monaten des laufenden Jahres: Für Kurzarbeit im Oktober 2026 beginnt die Frist mit Ablauf des 31. Oktober und endet am 31. Januar 2027. Wer elektronisch anzeigt und beantragt, kann zudem auf die monatlich wiederholte Stellungnahme des Betriebsrats verzichten, wenn dieser bei Anzeige oder erstem Antrag erklärt, dem Antrag im Rahmen der Betriebsvereinbarung zuzustimmen.

Höhe des Kurzarbeitergeldes: 60 oder 67 Prozent

Kurzarbeitergeld ersetzt nicht das Brutto, sondern einen Teil der pauschalierten Nettoentgeltdifferenz (§§ 105, 106 SGB III). Das Soll-Entgelt ist das Bruttoentgelt, das ohne Arbeitsausfall im Kalendermonat erzielt worden wäre, ohne Mehrarbeitsvergütung und ohne Einmalzahlungen. Das Ist-Entgelt ist das tatsächlich erzielte Brutto einschließlich Mehrarbeit und Nebeneinkommen aus einer während der Kurzarbeit aufgenommenen Tätigkeit. Beide Werte werden auf den nächsten durch 20 teilbaren Euro-Betrag gerundet und pauschal um Sozialversicherung, Lohnsteuer nach Steuerklasse und Solidaritätszuschlag gemindert. Die Differenz der beiden pauschalierten Nettobeträge ergibt sich aus der „Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes“ der Bundesagentur.

Der Leistungssatz beträgt 67 Prozent für Beschäftigte mit mindestens einem Kind im Sinne des § 32 EStG (maßgeblich ist in der Regel ein Kinderfreibetrag von mindestens 0,5 in den Lohnsteuerabzugsmerkmalen) und 60 Prozent für alle übrigen. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Liegt das pauschalierte Netto aus dem Soll-Entgelt bei 2.400 Euro und aus dem Ist-Entgelt bei 1.500 Euro, beträgt die Differenz 900 Euro. Das Kurzarbeitergeld beläuft sich dann auf 540 Euro (60 Prozent) oder 603 Euro (67 Prozent), zusätzlich zum Kurzlohn.

Steuer- und beitragsrechtlich gilt: Kurzarbeitergeld ist steuerfrei (§ 3 Nr. 2 Buchst. a EStG), unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt (§ 32b EStG), was bei der Einkommensteuererklärung zu Nachzahlungen führen kann. In der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung bleibt die Mitgliedschaft bestehen. Für die Ausfallstunden werden Beiträge auf 80 Prozent des Unterschieds zwischen Soll- und Ist-Entgelt fällig, und diese trägt der Arbeitgeber allein. Eine Erstattung dieser Beiträge durch die Bundesagentur, wie es sie in der Pandemie gab, sieht das Merkblatt mit Rechtsstand 1. Januar 2026 nicht vor. Freiwillige oder tarifliche Aufstockungen des Arbeitgebers sind möglich; sie bleiben bei der Berechnung des Ist-Entgelts außer Betracht, soweit sie unter Anrechnung des Kurzarbeitergeldes gezahlt werden (§ 106 Abs. 2 SGB III).

Bezugsdauer 2026: bis zu 24 Monate, längstens bis 31. Dezember

Nach § 104 Abs. 1 SGB III wird Kurzarbeitergeld längstens zwölf Monate gezahlt. Die Frist gilt einheitlich für den ganzen Betrieb und beginnt mit dem ersten Kalendermonat, für den Kurzarbeitergeld gezahlt wird. Für außergewöhnliche Verhältnisse auf dem Arbeitsmarkt erlaubt § 109 Abs. 4 SGB III der Bundesregierung, die Bezugsdauer per befristeter Rechtsverordnung auf bis zu 24 Monate zu verlängern.

Davon hat sie für 2026 erneut Gebrauch gemacht. Die Vierte Kurzarbeitergeldbezugsdauerverordnung (4. KugBeV) vom 17. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 338) bestimmt in § 1 wörtlich, dass die Bezugsdauer „auf bis zu 24 Monate, längstens bis zum 31. Dezember 2026, verlängert“ wird. Sie gilt seit dem 1. Januar 2026 und tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 außer Kraft. Das Bundesarbeitsministerium begründete die Verlängerung mit Planungssicherheit für Betriebe angesichts handels- und geopolitischer Risiken. Die Verordnung selbst enthält keinen Stichtag für den Beginn der Kurzarbeit; die Kommunikation des Ministeriums richtet sich aber ausdrücklich an Betriebe, die sich bereits in Kurzarbeit befinden – für sie ist die Verlängerung praktisch relevant. Eine Folgeverordnung für 2027 war bis zum Redaktionsschluss am 18. Oktober 2026 nicht veröffentlicht.

Für die Personalplanung heißt das: Ein Betrieb, der etwa seit Januar 2026 kurzarbeitet, erreicht bis Dezember zwölf Monate. Läuft die Verordnung wie vorgesehen aus, ist im Januar 2027 Schluss, obwohl rechnerisch noch Monate bis zur 24-Monats-Grenze offen wären. Wer über den Jahreswechsel plant, sollte die Bezugsmonate je Betrieb oder Abteilung deshalb sauber zählen und die Veröffentlichungen von BMAS und Bundesagentur im Blick behalten.

Urlaub, Überstunden und Arbeitszeitkonten

Ein Arbeitsausfall gilt als vermeidbar, wenn er sich durch bezahlten Erholungsurlaub oder durch im Betrieb zulässige Arbeitszeitschwankungen verhindern lässt (§ 96 Abs. 4 Satz 2 Nr. 2 und 3 SGB III). Beim Urlaub schränkt das Gesetz selbst ein: Vorrangige Urlaubswünsche der Beschäftigten gehen vor. Ist Urlaub jedoch bereits geplant, etwa in einer Urlaubsliste oder als Betriebsferien, darf er nicht wegen der Kurzarbeit verschoben werden. Resturlaub muss nach dem Merkblatt der Bundesagentur eingebracht werden, bevor er verfällt.

Bei Arbeitszeitguthaben gilt der Grundsatz: Plusstunden werden vor oder während der Kurzarbeit abgebaut. Das Gesetz nimmt fünf Arten von Guthaben aus, deren Auflösung nicht verlangt werden kann – unter anderem Wertguthaben nach § 7c SGB IV, Guthaben, die länger als ein Jahr unverändert bestanden haben, und der Teil eines Guthabens, der über 10 Prozent der ohne Mehrarbeit geschuldeten Jahresarbeitszeit hinausgeht. Wie Plus- und Minusstunden im Konto verrechnet werden, beschreibt der Beitrag Überstunden und Stundenkonto digital führen. Für die Agentur ist entscheidend, dass sich der Kontostand zu Beginn der Kurzarbeit belegen lässt.

Umgekehrt wirkt Kurzarbeit auf den Urlaub zurück. Das Bundesarbeitsgericht hat am 30. November 2021 (9 AZR 225/21) entschieden, dass Arbeitstage, die wegen Kurzarbeit vollständig ausfallen, bei der Berechnung des Jahresurlaubs nicht wie Arbeitstage zählen. Wer in einzelnen Monaten „Kurzarbeit null“ hat, erwirbt für diese Zeit also anteilig weniger Urlaub. Die Zeiterfassung muss dafür ganze Ausfalltage von Tagen mit verkürzter Arbeit unterscheiden können.

Abschlussprüfung: Arbeitszeitnachweise als Prüfgrundlage

Damit die Erstattung schnell fließt, zahlt die Agentur für Arbeit zunächst auf Grundlage einer vorläufigen Entscheidung (§ 328 Abs. 1 Nr. 3 SGB III). Die eigentliche Kontrolle folgt nach dem Ende des Kug-Bezugs: In der Abschlussprüfung fordert die Agentur ausgewählte Lohn- und Arbeitszeitunterlagen schriftlich an und trifft anschließend die endgültige Entscheidung. Das Merkblatt 8a nennt als Beispiele ausdrücklich Arbeitszeitaufzeichnungen, Schichtbücher und Schichtzettel, Fahrtenschreiber und Akkordaufzeichnungen. Geprüft wird meist in der Agentur selbst, möglich ist auch eine Prüfung im Betrieb oder beim Steuerbüro.

Der entscheidende Satz im Merkblatt lautet sinngemäß: Fehlen Unterlagen und lassen sich die Voraussetzungen deshalb nicht nachprüfen, geht das zulasten des Betriebs. Die Folge kann eine Rückforderung sein. Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Angaben macht, muss zu Unrecht erhaltenes Kurzarbeitergeld erstatten; unrichtige Angaben sind zudem eine Ordnungswidrigkeit mit Geldbuße bis zu 5.000 Euro, ein fehlender oder unvollständiger Nachweis bis zu 2.000 Euro. In der Prüfung wiederholen sich typischerweise dieselben Fragen:

• Stimmen die abgerechneten Ausfallstunden mit den erfassten Arbeitszeiten und dem Dienstplan überein?
• Wurde in Kurzarbeitsphasen Mehrarbeit geleistet, die das Ist-Entgelt erhöht und das Kug mindert?
• Waren Urlaub und Arbeitszeitguthaben vor dem Arbeitsausfall eingebracht?
• Ist das Drittelerfordernis je Monat und Betrieb oder Abteilung belegt?
• Wurden Krankheitstage richtig zugeordnet – vor oder während des Kug-Bezugs?

Unabhängig von der Kurzarbeit gilt die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die die Seite Rechtslage erläutert. Welche Angaben ein Nachweis enthalten muss, steht im Beitrag zum Arbeitszeitnachweis. Weil die Abschlussprüfung erst nach dem Ende der Kurzarbeit stattfindet und die Endentscheidung danach noch angefochten werden kann, sollten die Unterlagen mindestens bis zur bestandskräftigen Entscheidung verfügbar bleiben; die allgemeinen Fristen fasst der Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise zusammen.

Soll, Ist und Ausfallstunden digital dokumentieren

Für die Kurzarbeit muss eine Zeiterfassung mehr leisten als Kommen und Gehen. Sie muss je Person und Tag drei Größen trennen: die Soll-Zeit ohne Arbeitsausfall, die tatsächlich geleistete Ist-Zeit und die Ausfallstunden wegen Kurzarbeit, getrennt von Urlaub, Krankheit und Freizeitausgleich. Die folgende Übersicht zeigt das an einem Beispiel mit angenommenen Werten für einen Tag mit acht Soll-Stunden und vereinbarter Kurzarbeit auf vier Stunden.

Daraus ergeben sich fünf praktische Anforderungen. Erstens eine eigene Buchungsart „Kurzarbeit“, getrennt von Urlaub, Krankheit und Freizeitausgleich. Zweitens ein Arbeitszeitmodell mit Gültigkeitszeitraum, das die reduzierte Soll-Zeit aus der Betriebsvereinbarung abbildet, ohne die ursprüngliche Soll-Zeit zu überschreiben – sie wird für das Soll-Entgelt gebraucht. Drittens ein Stichtagssaldo der Stundenkonten zu Beginn der Kurzarbeit als Beleg für die Einbringung von Guthaben. Viertens ein Monatsexport je Person mit Soll-, Ist- und Ausfallstunden für die Lohnabrechnung und die Abrechnungsliste Kug 108. Fünftens unveränderbare, nachträglich nur mit Protokoll korrigierbare Einträge, damit die Unterlagen in der Abschlussprüfung belastbar sind.

Hilfreich ist zudem, den Dienstplan im selben System zu führen. Kurzarbeit wird selten gleichmäßig verteilt; meist fallen einzelne Schichten oder ganze Tage weg. Steht die geplante Schicht neben der gestempelten Zeit, lassen sich Ausfall und Mehrarbeit tagesgenau nachvollziehen. Aplano verbindet Schichtplanung und Zeiterfassung per App, Browser oder Stempeluhr-Station am Tablet, führt Stundenkonten mit Soll-Ist-Verrechnung und Abwesenheiten im selben System und bietet Auswertungen und Exporte; Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., 14 Tage ohne Kreditkarte testbar). Auf Capterra kommt Aplano auf 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen, auf OMR Reviews auf 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Andere Systeme stellt der Systemvergleich gegenüber.

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